12.1 Kosten- und Leistungsrechnung

 

12.1.1 Referenzen
12.1.2 Positionierung der KLR in der Bundesverwaltung
12.1.3 Generelle Vorgaben und Verantwortlichkeiten
12.1.4 Fachliche Vorgaben
12.1.5 KLR-Varianten der Verwaltungseinheiten

12.1.1 Referenzen

Die Grundsätze zur Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) finden sich in folgenden Regelungen:

FHG

  • Art. 40, Abs. 1–3

FHV

  • Art. 40

 12.1.2 Positionierung der KLR in der Bundesverwaltung

Das NFB-Modell zur Haushaltsteuerung des Bundes sieht eine Verknüpfung von Aufgaben und Finanzen beziehungsweise Ressourcen und Leistungen mittels einem Voranschlag mit integriertem Aufgaben- und Finanzplan (IAFP) vor. Eine ziel- und ergebnisorientierte Verwaltungsführung und Verwaltungskultur zeichnet sich durch die hohe Kosten- und Leistungstransparenz aus. Diese wird durch Leistungsvereinbarungen und eine KLR erreicht.

Die KLR ist gesetzlich verankert und somit fester Bestandteil in der Rechnungsführung des Bundes. Sie hat zwei Funktionen zu erfüllen:

  • Als internes Steuerungsinstrument unterstützt die KLR die operative finanzielle Führung der Verwaltungseinheiten. Sie ermöglicht Kostentransparenz, fördert das Kostenbewusstsein und liefert Informationen zur Optimierung der Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung.
  • Sie bildet die Grundlage für die Planung und Budgetierung sowie die Rechenschaftsablage. Aus der KLR werden für den Voranschlag mit IAFP sowie für die Staatsrechnung die Aufwände und Erträge sowie die Investitionen, also die finanziellen Grössen der Erfolgs- und Investitionsrechnung, abgeleitet. Zudem können Kosteninformationen für ausgewählte amts- und departementsübergreifende Aktivitäten aus der KLR bereitgestellt werden (z.B. Vollkosten für Leistungen sowie einzelne Projekte und Grossanlässe).

12.1.3 Generelle Vorgaben und Verantwortlichkeiten

Die Direktorinnen und Direktoren der Verwaltungseinheiten sind für die Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben verantwortlich (Artikel 45 RVOG). Sie organisieren sich selbst (Artikel 43 Absatz 5 RVOG) und sind gemäss den gesetzlichen Bestimmungen über den Finanzhaushalt des Bundes verpflichtet, eine KLR zu führen. Unterschiedliche Aufgaben, Leistungsstrukturen und Grade der betrieblichen Autonomie sowie gesetzliche und politische Vorgaben erfordern eine differenzierte Steuerung auf Verwaltungsebene. Diesem Aspekt wird Rechnung getragen, indem mit dem Basis-Standard, der einfachen KLR und der ausgebauten KLR drei mögliche Varianten zur Auswahl stehen. Die Führung der KLR erfolgt in SAP.

12.1.3.1 Zentrale Vorgaben der EFV

Als Grundlage gelten die drei gemäss Artikel 40 FHG bzw. FHV definierten KLR-Varianten. Die EFV beschreibt deren grundsätzlichen Inhalt und Wertefluss. Sie stellt den Departementen anhand von Kriterien eine Entscheidungshilfe zur richtigen Variantenwahl zur Verfügung (siehe Ziffer 12.1.5 KLR-Varianten der Verwaltungseinheiten).

Auf Stufe Bund erfolgt keine Aggregation der Kosten und Erlöse aus den KLR der einzelnen Verwaltungseinheiten. Die EFV folgt daher dem Grundsatz, für die KLR nur soweit verbindliche Vorgaben zu erteilen, wie diese für die übergeordneten Anforderungen zur Planung und Budgetierung, der Rechnungsführung und der Finanzberichterstattung notwendig sind (siehe Ziffer 12.1.4 Fachliche Vorgaben).

12.1.3.2 Departementale Vorgaben zur finanziellen Führung und Steuerung

Die Departemente planen und steuern das Finanzwesen, stellen die konsolidierte Sicht auf Stufe Departement sicher und koordinieren die Haushaltführung in ihrem Zuständigkeitsbereich. Sie sind dafür besorgt, dass die ihnen unterstellten Verwaltungseinheiten die erforderlichen Vorkehrungen für die Qualitätssicherung der Rechnungsführung treffen (FHG Art. 56 Abs. 2). Sie bestimmen im Einvernehmen mit der EFV, welche KLR die Verwaltungseinheiten führen (FHV Art. 40 Abs. 2).

Für die betriebliche Planung und Steuerung werden die Vorgaben des Parlaments in Leistungsvereinbarungen zwischen Departement und Verwaltungseinheit konkretisiert. Die Departemente definieren die Controlling-Prozesse und die Periodizität der Berichterstattung zur Umsetzung der jährlichen Leistungsvereinbarungen.

Gestützt auf die übertragene Verantwortlichkeit sowie auf die zentralen Vorgaben legen die Departemente ihre Richtlinien in den Bereichen KLR und Controlling für ihre Verwaltungseinheiten fest. Sie können dazu entsprechende Weisungen erlassen.

12.1.3.3 Betriebswirtschaftliche Führung in den Verwaltungseinheiten

Die Verwaltungseinheiten führen eine auf ihre Bedürfnisse ausgerichtete KLR und beachten dabei die Aspekte von Kosten und Nutzen für deren Betrieb. Die zentralen und departementalen Vorgaben sind einzuhalten.

Die Ausgestaltung der KLR erfolgt abgestützt auf einem Konzept und einer laufend nachgeführten Dokumentation. Dieses schafft Klarheit darüber, welcher Stellenwert der KLR bei der Führung der Verwaltungseinheit zukommt und welche qualitativen und quantitativen Angaben zur Führungsunterstützung bereitgestellt werden müssen. Dies schliesst insbesondere kosten- und erlösseitige Informationen mit ein, die zur Sicherstellung eines wirtschaftlichen Mitteleinsatzes sowie zur Leistungssteuerung benötigt werden. Die Verwaltungseinheit muss in der Lage sein, die Auswirkungen von Ressourcenveränderungen auf die Leistungsziele soweit wie möglich aufzuzeigen. Umgekehrt gilt dies auch für Änderungen bei den Leistungen und deren Auswirkungen auf das Budget. Ebenso müssen bei Bedarf Kosteninformationen für ausgewählte übergreifende Aktivitäten bereitgestellt werden können.

Erbringt die Verwaltungseinheit Leistungen an verwaltungsexterne und/oder -interne Abnehmer und verrechnet sie diese oder erhebt dafür eine Gebühr, ist eine geeignete KLR-Infrastruktur zu betreiben, die eine Vollkostenkalkulation sicherstellt.

12.1.3.4 Informationen aus der KLR für Bundesrat und Parlament

Die KLR ist ein Instrument zur betrieblichen Führung, deren Ergebnisse internen Informationscharakter haben und nicht proaktiv veröffentlicht werden. Auf Verlangen sind die Verwaltungseinheiten jedoch verpflichtet, aufbereitete Informationen aus der KLR für den Bundesrat und das Parlament bereitzustellen. Dies kann insbesondere für grosse Projekte, ausgewählte Grossanlässe oder für einzelne Leistungen der Fall sein.

12.1.4 Fachliche Vorgaben

In diesem Kapitel werden die zentralen fachlichen Vorgaben der EFV beschrieben, welche für die Konzeption und den Einsatz der KLR verbindlich sind.

12.1.4.1 Instrument für die Budgetierung und Planung

Die Verwaltungseinheiten müssen den Voranschlag und den Finanzplan auf Objekten der KLR erstellen. In welchem Detaillierungs- bzw. Komplexitätsgrad die Planung erstellt wird, ist grundsätzlich in der Verantwortung der Verwaltungseinheit. Die EFV und die Departemente können gegebenenfalls spezifische Weisungen erteilen.

Für die KLR-Planung sind folgende Minimalanforderungen zwingend einzuhalten:

  • Die Verwaltungseinheiten stellen die Planwerte für den Voranschlag und die Finanzplanjahre in den vorgegebenen Planversionen bereit.
  • Die Planung erfolgt mit primären Kosten- und Erlösarten auf KLR-Objekten in der Kombination, wie die Kreditableitung gepflegt ist. Die Vorgaben bezüglich Kontenplan und Kredite sind einzuhalten. Ebenso jene für die Zuordnung der Aufwände und Erträge pro Leistungsgruppe.

12.1.4.2 Rechnungsführung

Die Geschäftsvorfälle der Erfolgs- und Investitionsrechnung sind in der Finanzbuchhaltung, der Kosten- und Leistungsrechnung sowie auf den Krediten systematisch zu verbuchen. Die Buchungen sind aus Kombinationen von primären Kosten- und Erlösarten sowie aus KLR-Objekten auf die Kredite abzuleiten (keine direkte Buchung auf Kredite).

Die Verwaltungseinheiten pflegen gemäss ihren Konten und KLR-Objekten die Kreditableitung in der dafür vorgesehenen SAP Ableitungstabelle (FMDERIVER). Die zulässigen Ableitungen der Konten zu den Voranschlagskrediten und Ertragspositionen werden mit der standardisierten Zuordnung geregelt. Die möglichen KLR-Objektarten für die Kreditableitung sind im bundesweit geltenden Template für das SAP Haushaltmanagement (HHM) definiert.

12.1.4.3 Abbildung der Leistungen und Leistungsgruppen

In der Finanzberichterstattung werden im Voranschlag mit IAFP sowie in der Staatsrechnung Informationen zu den Leistungsgruppen der Verwaltungseinheiten ausgewiesen. Im finanziellen Teil werden die anteiligen Aufwände und Erträge sowie Investitionen der Globalbudgets gezeigt. Müssen auf Verlangen Informationen zu einzelnen Leistungen rapportiert werden, sind die Kosten und Erlöse aus der KLR heranzuziehen. Diese stehen in einer definierten Relation zu den Aufwänden und Erträgen der betreffenden Leistungsgruppe.

Zur Ermittlung der Ergebnisse für die Leistungsgruppen wird eine strukturierte Zuordnungstabelle verwendet. Darin müssen bei mehreren Leistungsgruppen die Globalbudgets aufgeteilt werden. Diese Aufteilung in der Erfolgssicht geschieht nicht vollständig automatisiert. Sie kann mit einem geeigneten KLR-Aufbau und einer zielführenden Berichtsstruktur aus den Kosten und Erlösen pro Leistung bzw. Leistungsgruppe hergeleitet werden. Unterjährig werden auf Stufe Bund keine Ergebnisausweise zu den Leistungsgruppen erwartet.

Aufgrund dieser Rahmenbedingungen ist mit Hilfe der KLR eine adäquate finanzielle Führung und Steuerung sicherzustellen. Verfügt die Verwaltungseinheit nur über eine Leistungsgruppe, kann der KLR Basis-Standard ausreichend sein. Bei mehreren Leistungsgruppen bietet sich die einfache- oder ausgebaute KLR an. Zur Steuerung und Rechenschaftsablage können damit die Objekte für Leistungen bzw. Leistungsgruppen und die Werteflüsse anforderungsgerecht abgebildet werden.

12.1.4.4 Berichterstattung

Die Fachämter (z.B. EFV, EPA, BBL und BK-DTI) können für ausgewählte Bereiche von übergeordnetem Interesse Zahlen aus der KLR der Verwaltungseinheiten verlangen (z.B. Erhebung der Kosten für die Öffentlichkeitsarbeit). Sie definieren dafür entsprechende Vorgaben.

Die Departemente regeln in ihrem Zuständigkeitsbereich die Informationsbedürfnisse und die Rapportierung aus der KLR in eigener Kompetenz.

Die Verwaltungseinheiten orientieren sich an den übergeordneten Vorgaben und den eigenen Anforderungen für die finanzielle Führung und Steuerung.

12.1.4.5 Kalkulatorische Kosten und Erlöse

  • Im betrieblichen Rechnungswesen werden kalkulatorische Kosten und Erlöse zum Zwecke der richtigen Bemessung des Werteverzehrs bzw. der Leistungserbringung eingesetzt. Sie entsprechen nicht der Finanzbuchhaltung, weil sie entweder von dieser abgegrenzt werden oder ihnen kein direkter Aufwand oder Ertrag gegenübersteht. Da sie auch nicht Bestandteil des Globalbudgets sind, müssen die kalkulatorischen Komponenten für den Ergebnisausweis der Leistungsgruppen in der Finanzberichterstattung eliminiert werden können.
  • Kalkulatorische Kosten und Erlöse sind in der Bundesverwaltung grundsätzlich zugelassen. Dies namentlich bei Verwaltungseinheiten mit einer ausgebauten KLR und bei jenen, welche eine Vollkostenrechnung bzw. Kalkulationen erstellen müssen.


Folgende Bedingungen sind zu beachten:

  • Es dürfen nur bedeutungs- und betragsmässig wichtige Elemente verbucht werden, welche für die Kalkulation oder den Ergebnisausweis von Leistungen unabdingbar sind.
  • Zur revisionstauglichen Nachvollziehbarkeit muss für die Einbuchung kalkulatorischer Kosten und Erlöse jeweils ein Buchungsbeleg erstellt werden (sofern nicht aus der SAP Anlagenrechnung ersichtlich). Daraus müssen der Gegenstand und die Berechnungsgrundlage ersichtlich sein.


Die Departemente können hierzu für ihren Zuständigkeitsbereich ergänzende Regelungen erlassen.

Folgende kalkulatorische Kosten und Erlöse sind generell zugelassen:

  • Kalkulatorische Abschreibungen auf dem Anlagenvermögen bei von der Finanzrechnung abweichenden Nutzungsdauern. Die Berechnung und Verbuchung erfolgt aus der Anlagenrechnung.
  • Kalkulatorische Zinsen auf Basis des halben Anschaffungswertes des Anlagevermögens (Zinssatz gemäss jährlicher Weisung der EFV). Die Berechnung und Verbuchung erfolgt aus der Anlagenrechnung.


In begründeten Ausnahmefällen und in Abstimmung mit dem Departement können kalkulatorisch berücksichtigt werden:

  • Ohne Verrechnung bezogene Leistungen, welche für die betriebliche Leistungserstellung wesentlich sind bzw. für die Vollkosten-Kalkulation berücksichtigt werden müssen.
  • Erbrachte Lieferungen und Leistungen, welche nicht verrechnet werden, jedoch für einen vollständigen Erlösausweis berücksichtigt werden müssen.


Nicht als kalkulatorische Kosten und Erlöse verbucht werden dürfen:

  • Leitungs- und Stabsaufgaben der Departemente zugunsten von Verwaltungseinheiten oder untereinander.
  • Leistungen von Fachämtern (EFV, EPA, BBL und BK-DTI) zugunsten der Verwaltungseinheiten.
  • Kalkulatorische Versicherungsprämie (bisher 0,5% vom halben Anschaffungswert bei FLAG VE)

12.1.4.6. Leistungszeiterfassung

Es besteht keine generelle Verpflichtung zur Erfassung von Leistungszeiten. Bei Verwaltungseinheiten mit einer ausgebauten KLR ist eine den Erfordernissen entsprechende Leistungszeiterfassung und -verbuchung – für die ganze Verwaltungseinheit oder einzelne Organisationseinheiten davon – notwendig.

12.1.4.7 Kalkulation

12.1.4.7.1 Grundsätze

Die Allgemeine Gebührenverordnung (AllgGebV, SR 172.041.1) legt die Grundsätze fest, nach denen die Bundesverwaltung Gebühren für ihre Verfügungen und Dienstleistungen erhebt. Für einzelne Verwaltungseinheiten bestehen separate Rechtserlasse. In Bezug auf die Kalkulation sind die Verordnungsartikel zur Bemessungsgrundlage und Festlegung der Gebührenansätze massgebend. Die Preisfestlegung für gewerbliche Leistungen ist im FHG Art. 41a Abs. 3 geregelt.

Für die kreditwirksame Leistungsverrechnung zwischen Verwaltungseinheiten des Bundes sind die aufgestellten Kalkulationsgrundsätze zu beachten (dieses Kapitel ist ausserhalb der Bundesverwaltung nicht verfügbar).

Die Verwaltungseinheiten müssen – gestützt auf den übergeordneten Vorgaben und allfällig spezifischen Verordnungen und Vereinbarungen – den Kalkulationsanforderungen in der Konzeption für die KLR besondere Beachtung schenken. Es gilt eine korrekte Kostenerfassung und -abrechnung sicherzustellen, um die richtigen und vollständigen Informationen aus der KLR gewinnen zu können, damit einerseits die Kalkulation und andererseits auch die Verrechnung gewährleistet sind.

Bei der Preiskalkulation auf Basis der vollen Kosten berücksichtigt der Leistungserbringer jene Einzel- und Gemeinkosten, die er im Rahmen seiner KLR kausal einer zu erstellenden Leistung zuordnen kann. In der KLR wird die entsprechende Leistung als Kostenträger definiert, die Zuordnung der Kosten erfolgt über primäre und sekundäre Werteflüsse.

12.1.4.7.2 Kalkulationsschemen

Im Falle einer ausgebauten KLR ist folgendes Schema zu verwenden:

Einzelmaterial
Drittleistungen (von externen und internen [LV] Dienstleistern)
Interne Kosten der Leistungserstellung (ILV, Anzahl Std. x Personalkostensatz inkl.
Arbeitsplatzkosten, ev. Anzahl Einheiten x Kostensatz für Infrastruktur)
Direkte Einzelkosten
Deckungsdifferenzen der leistenden Kostenstellen
(im Verhältnis der direkt verrechneten Leistungen)
Gemeinkosten der Fachabteilung für Leitung und Administration
(in der Regel in % der Einzelkosten)
Gemeinkosten Abteilung
Gemeinkosten der Verwaltungseinheit für Leitung und Administration
(in der Regel in % der Kosten Abteilung, ev. in % der Einzelkosten)
Gemeinkosten Verwaltungseinheit
Gesamtkosten bzw. Kosten pro Einheit

Wo nicht detaillierte Informationen aus der KLR-Infrastruktur vorliegen, werden die Gebühren nach dem Vollkostenprinzip wie folgt kalkuliert:

  • direkte Personalkosten der Verwaltungseinheit für eine bestimmte Leistung;
  • direkte Arbeitsplatzkosten der Verwaltungseinheit wie Kosten für Unterbringung, Betrieb und Unterhalt sowie Abschreibungen für Investitionsgüter;
  • besondere Material- und Betriebskosten;
  • angemessener Anteil an den Kosten für die Leistungen der zentralen Dienste (Gemeinkosten der Verwaltungseinheit), in der Regel mit einem Zuschlag von 20 Prozent auf den direkten Personalkosten.


Als Hilfestellung berechnet die Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV) jährlich die direkten Personal-und Arbeitsplatzkosten der Bundesverwaltung.

12.1.5 KLR-Varianten der Verwaltungseinheiten

12.1.5.1 Anforderungen, Merkmale und Ausprägungen

Die drei KLR-Varianten unterscheiden sich wie folgt:

KLR-Variante

Basis-Standard

Einfache KLR

Ausgebaute KLR

Anforderung
an das
betriebliche Rechnungswesen und die Kalkulation

Minimal;
einfache, grob ermittelte Kosteninformationen genügen;
keine Anforderungen an die Kalkulation
Mittel;
Kosten- und Erlösinformationen für einzelne Leistungen sind zur Steuerung nötig;
minimale Anforderungen an die Kalkulation
Hoch;
detaillierte Kosteninformationen zur Kalkulation und Preisberechnung sowie Nachweis zur Kostendeckung;
hohe Anforderungen an die Kalkulation der leistungs-bezogenen Vollkosten

Grade der Quantifizierbarkeit und Operationa
lisierung vonLeistungen

Geringer Bezug zwischen Kosten und Leistungen bzw. Leistungsgruppen Mittlerer Bezug zwischen Kosten und Leistungen bzw. Leistungsgruppen Enger Bezug zwischen Kosten und Leistungen bzw. Leistungsgruppen

Merkmale
der Leistungserstellung und
-verrechnung

Primär Politikvorbereitungs-, Stabs- und Koordinationsaufgaben;
in der Regel keine verrechenbaren Leistungen oder Gebühren (Ausnahme siehe Ziffer 12.1.5.3 Ausnahmeregelung für Teilbereiche ausserhalb SAP)
Die Leistungen sind weitgehend klar definierbar, abgrenzbar und messbar;
es werden einzelne Leistungen oder Gebührenverrechnet
Hoher Anteil an kommerziellen Leistungen am Markt, an Gebühren oder an verrechenbaren Leistungen innerhalb der Bundesverwaltung

Ausprägung
mit KLR-Objekten

Kostenarten, Kosten-stellen, Kostensammler Kostenarten, Kosten-stellen, Kostensammler und Kostenträger Kostenarten, Kostenstellen, Kostensammler und Kostenträger; Profitcenter- und Ergebnisrechnung (Deckungsbeitragsrechnung)

Ausprägung
des KLR-Werteflusses

Keine kalkulatorischen Kosten und Erlöse;
Keine Abrechnungen und Umlagen
Kalkulatorische Kosten und Erlöse nur in begründeten Einzelfällen mit Genehmigung Departement;
Abrechnungen und Umlagen anhand einfacher Schlüssel, ggf. auf Basis einer punktuellen Leistungszeiterfassung
Kalkulatorische Kosten und Erlöse;
Innerbetriebliche Leistungsverrechnung u.a. mit einer systematischen Leistungszeiterfassung und -verbuchung;
Komplexe Abrechnungen und Umlagen

12.1.5.2 Entscheidhilfe für die Zuordnung der KLR-Varianten

Ergänzend zu den in Ziffer 12.1.5.1 Anforderungen, Merkmale und Ausprägungen beschriebenen KLR-Varianten und ihren Merkmalen dient das untenstehende Schema zur grundsätzlichen Einstufung.

Durchlässigkeit der Varianten

In der Praxis können sich auch Mischformen ergeben, indem Aspekte einer KLR-Variante nur für einzelne Organisationseinheiten oder Leistungen einer Verwaltungseinheit ausgeprägt werden. Für solche Fälle legen die Verwaltungseinheiten im Einvernehmen mit dem vorgesetzten Departement fest, welcher Variante die gewählte KLR-Konzeption zuzuordnen ist.

12.1.5.3 Ausnahmeregelung für Teilbereiche ausserhalb SAP

Die Zuordnung gemäss Ziffer 12.1.5.2 Entscheidhilfe für die Zuordnung der KLR-Varianten gilt auch, wenn nur für einzelne Leistungen einer Verwaltungseinheit die KLR zu Kalkulationszwecken erweitert werden muss. Kann dies nicht oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand (Kosten / Nutzen Abwägung) in SAP realisiert werden, ist in begründeten Fällen eine Abbildung ausserhalb SAP (z.B. Excel) zulässig. Die geforderte Datenkonsistenz und Nachvollziehbarkeit muss in diesen Fällen durch geeignete organisatorische Massnahmen revisionstauglich sichergestellt werden. Solche Ausnahmefälle sind durch das Departement in Abstimmung mit der EFV zu genehmigen.

 

zum Seitenanfang


Seiteninformationen
Herausgeber: Eidgenössische Finanzverwaltung EFV
Gültigkeitsbereich: Bundesverwaltung
Gültig ab: 17.05.2006
Gültig bis: Auf Widerruf
Letzte Änderungen: 01.01.2016